Sin rodeos: ¿Cómo me afectará la factura electrónica?

Indiscutible que a toda empresa micro, pequeña o grande, así como a personas físicas con actividad empresarial les afectará la factura electrónica.

A continuación encontrará información práctica respecto a este importante tema:

Lo básico de las nuevas reglas publicadas por el SAT

Lo primero que usted y/o su empresa deben saber es que en la Reforma Fiscal para 2010, el Congreso aprobó importantes modificaciones al Código Fiscal de la Federación:

A partir del 1º de enero de 2011, es obligatorio emitir facturas electrónicas para todas las operaciones mayores a $2 mil pesos. Este es un hecho irreversible y no habrá prórroga.

Si bien la obligación para emitir facturas electrónicas entrará en vigor en 2011, también es cierto que en el artículo 10 transitorio del mismo CFF, se establece que los contribuyentes que tengan formas pre-impresas en existencia las podrán seguir utilizando hasta que se les acaben o que dichas formas pierdan su vigencia.

En consecuencia, una empresa puede mandar a hacer formas pre-impresas antes del 31 de diciembre de 2010 y seguir imprimiendo sus facturas en papel hasta que se agote la existencia o la vigencia de dichas formas.

El Servicio de Administración Tributaria (SAT) ha anunciado públicamente que los cambios a factura electrónica serán progresivos.  Lo importante es saber de qué forma y en qué tiempo a usted o a su empresa le afectarán directamente estas determinaciones.

Debido a que cada contribuyente y/o empresa puede tener condiciones distintas respecto a la obligación de facturar electrónicamente, a continuación explicaremos los casos más comunes.

  • Impacto de las nuevas reglas para empresas que ya emiten facturas electrónicas por medios propios.

Las empresas que ya emiten facturas electrónicas por medios propios o que lo hagan efectivamente antes del 31 de diciembre de 2010, podrán mantener su autonomía de gestión y seguir operando bajo ese esquema en forma indefinida según aparece en la Regla 1.2.23.6 de la Primera Resolución de Modificaciones a la RMF 2010 publicada el 14 de septiembre de 2010. Este esquema se identifica como CFD (Comprobante Fiscal Digital).

De acuerdo con la información oficial publicada por el SAT en su portal, la emisión por medios propios está tipificada por las siguientes características:

  1. El contribuyente cuenta con un sistema que le permite llevar a cabo la emisión de facturas electrónicas en forma autónoma.
  2. El control de folios y certificados lo lleva el sistema contable del contribuyente.
  3. El sistema del contribuyente genera el reporte mensual.
  4. El sistema del contribuyente genera el sello digital y el XML
  5. El contribuyente genera aplicación de consulta para el SAT.
  6. La Factura Electrónica solo cuenta con un sello digital.
  7. El contribuyente emite facturas electrónicas en forma autónoma y no depende de un tercero externo para hacerlo.

El emisor de facturas electrónicas por medios propios debe cumplir, además, las normas contenidas en el Artículo 29 y 29A del Código Fiscal de la Federación así como las especificaciones técnicas del Anexo 20 según lo descrito en la regla I.2.11.5 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010 publicada el 11 del año pasado.

Este grupo de contribuyentes es el menos afectado por los cambios fiscales y, desde nuestro punto de vista, es una forma que el SAT ha instrumentado para reconocer la inversión y esfuerzo realizados por estas empresas para apoyar la migración del país a la factura electrónica ofreciendo certidumbre en las reglas y continuidad en la operación.

La única actualización que debe llevar a cabo este grupo es la relacionada con los cambios en el Anexo 20, publicados el 24 de septiembre de 2010, que concretamente indica la conversión del proceso de digestión utilizando el esquema SHA1 en lugar del MD5.  Estas modificaciones deberán ser incorporadas a los sistemas antes del 1º de enero de 2011.

  • Impacto de las nuevas reglas para empresas que ya emiten facturas electrónicas por medio de un Proveedor Autorizado de emisión de CFD (PACFD).

Las empresas que ya emiten facturas electrónicas utilizando los servicios de alguno de los 31 proveedores listados en el portal del SAT, identificados como PACFD, deberán migrar al esquema denominado CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet y cuentan como plazo para hacerlo hasta el 30 de junio de 2011 (Regla 1.2.23.6.1 y Artículo 7º de la Primera Resolución de Modificaciones a la RMF 2010 publicada el 14 de septiembre de 2010).

De acuerdo con el Artículo 9º de la misma Primera Resolución de Modificaciones a la RMF 2010, los Prestadores de Servicios de emisión de CFD (PACFD) tendrán hasta el 30 de abril de 2010 para dar aviso a los clientes a quienes les prestan el servicio, si es que no pudieron obtener un permiso como PAC (Proveedor Autorizado de Certificación), en cuyo caso, los clientes deberán de buscar una empresa que sí lo haya conseguido.

Una empresa que utilice los servicios de emisión de facturas electrónicas de un PACFD que sí tenga el permiso, podrá seguir operando sin mayores cambios excepto que el PAC deberá agregar, por cada factura emitida, un folio fiscal único (UUID) además del segundo sello digital pero ahora como Proveedor Autorizado de Certificación. Las facturas emitidas por estos medios serán enviadas al SAT en un período no mayor a 72 horas.

El esquema de CFDI vigente a partir del 1º de enero de 2011, implica, en consecuencia, que todas las facturas emitidas por medio de un PACFD o bien contratadas en forma directa con un PAC, deben ser validadas, obtener un folio fiscal único (UUID) y un segundo sello digital, ANTES de que las facturas puedan ser entregadas a un cliente.

Los PACFD autorizados a la fecha podrán obtener un permiso del SAT en forma automática, siempre que cumplan con las disposiciones y requerimientos técnicos para ser PAC, que el SAT tiene publicados en su sitio.

Los servicios de validación, autorización y doble sellado que presta un PAC tienen un cargo por cada factura emitida, aunque, por otra parte, el SAT les ha impuesto la obligación de otorgar servicios gratuitos de emisión y certificación al público en general.

Los servicios gratuitos de un PAC son básicos y estarán principalmente dirigidos a la micro-empresa y/o personas físicas con actividad empresarial.

El esquema de CFDI donde intervienen los PAC’s es el siguiente:

El diagrama ilustra que las facturas provenientes de un ERP o sistema de administración interna en una empresa, deberán convertir esa salida de datos a formato CFDI aplicando el certificado de sello digital del emisor. El folio que asigna el ERP ya no tendrá validez fiscal, dicho folio de identificación único (UUID) será proporcionado por el PAC una vez que el CFDI sea validado por este tercero autorizado.

Las facturas que sean validadas, selladas y tengan su folio único de identificación (UUID) podrán ser impresas o entregadas en forma electrónica a los clientes finales.

  • Impacto de las nuevas reglas para empresas que emiten facturas utilizando formas pre-impresas.

En este grupo están la gran mayoría de las empresas y contribuyentes en general que realizan negocios en México.

Estas empresas tienen estos caminos hacia la adopción del nuevo esquema obligatorio de factura electrónica:

c) Adoptar un sistema de factura electrónica después del 1º de enero de 2011

a) Migrar a la facturación electrónica en el corto plazo

Si una empresa elige implementar su sistema de factura electrónica por medios propios, ANTES del 31 de diciembre de 2011, tendrá el beneficio de poder seguir emitiendo sus facturas electrónicas sin necesidad de recurrir a un tercero autorizado para obtener la validez fiscal de las facturas emitidas.

Si no toma esta opción, la única forma de emitir facturas electrónicas será obteniendo la validación y autenticación de sus facturas electrónicas por medio de un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC).  Este servicio podrá ser gratuito en su forma básica pero tendrá un costo para la gran mayoría de los emisores.

El PAC tendrá la obligación de entregar al SAT una copia electrónica de las facturas autenticadas en un periodo no mayor a 72 horas.

De esta forma, nuestro país entrará de lleno al que se ha denominado Sistema de Factura Electrónica con auditoría en línea, debido a que el SAT podrá tener en sus manos una copia de prácticamente todas las facturas superiores a 2 mil pesos,  que se emitan en el país.

b) Mandar a hacer más formatos pre-impresos

Las empresas que decidan posponer su entrada a la obligación de facturar electrónicamente, deberán de mandar a hacer más formatos pre-impresos ANTES del 31 de diciembre de 2011.  Estos formatos podrán seguirse usando hasta que se agote su existencia o pierdan su vigencia.

Partiendo de la base de que los formatos pre-impresos tienen una vigencia hasta de dos años, podemos afirmar que México inicia la transición para que antes de este lapso TODAS las empresas y contribuyentes emitan sus facturas en forma electrónica.

Es importante resaltar el hecho de que estamos a un mes de que desaparezca el formato pre-impreso como medio de comprobación fiscal en nuestro país.  Ante este hecho irreversible, ya surgieron las soluciones creativas. Tenemos información de que algunos talleres autorizados, les han informado a sus clientes que deben gestionar ante el SAT las autorizaciones para imprimir más folios en papel antes del 31 de diciembre de 2010.  Con la autorización en la mano, el trabajo de impresión podrá ser realizado en los meses posteriores a la fecha de cierre.

Estas alternativas no mueven ni cambian la fecha límite para que dichos contribuyentes adopten el esquema de factura electrónica como el único válido para emitir comprobantes fiscales en el futuro previsible.

c) Adoptar un sistema de factura electrónica después del 1º de enero de 2011.

Las empresas o contribuyentes que decidan posponer su entrada a la obligación de facturar electrónicamente y cuando las formas pre-impresas pierdan su vigencia o se agote su disponibilidad, deberán adoptar el esquema de Comprobante Fiscal Digital por INTERNET (CFDI) descrito en este mismo artículo.

Bajo este esquema (CFDI), el Contribuyente deberá adquirir, arrendar, desarrollar o contratar los servicios de un tercero para emitir sus facturas electrónicas. Éstas, a su vez, deberán ser remitidas a un Proveedor Autorizado de Certificación (PAC), quien validará el cumplimiento de las normas publicadas por el SAT y, en todo caso, aplicará un doble sello digital y asignará un folio fiscal llamado UUID (Universally Unique Identifier) de 36 caracteres.

Además, el PAC registrará la fecha de timbrado y proveerá el No. de Certificado otorgado por el SAT a dicho proveedor (Regla II.2.23.3.2 Primera Resolución de Modificaciones a la RMF para 2010), asimismo, remitirá al SAT una copia de las facturas validadas en un lapso no mayor a 72 horas.

Las facturas que emitan las empresas o contribuyentes NO podrán ser entregadas al cliente final hasta que hayan sido validadas por medio de los servicios de un PAC.

Casos adicionales

En esta categoría hablaremos de cuatro tipos de contribuyentes:

a) Contribuyentes que emiten facturas menores a 2 mil pesos.

En este caso podrán optar por hacerlo de manera electrónica, por medio de formas pre-impresas mientras tengan vigencia sus formatos, o bien, mediante la emisión de facturas en papel con un código de barras bidimensional que se puede obtener en forma gratuita mediante gestión electrónica por medio del portal del SAT.

b) Contribuyentes con ventas anuales iguales o menores a 4 millones de pesos.

Pueden emitir sus facturas en forma electrónica, en formatos pre-impresos siempre que mantengan su vigencia, o bien, por medio de facturas en papel con un código de barras bidimensional que se puede obtener de forma gratuita mediante gestión electrónica por medio del portal del SAT.

c)  Contribuyentes que arriendan bienes inmuebles que facturan a nombre de un tercero, así como los que forman parte del Sector Primario (Productores y comercializadores Agrícolas)

Tendrán la obligación de emitir sus facturas electrónicas por medio de un Proveedor Autorizado de emisión de CFD (PACFD), de un PAC, o bien, por medio de alguna asociación que reúna a los miembros de algún sector y que tenga la capacidad de ofrecer los servicios de emisión de facturas electrónicas (CFDI).  Estos proveedores son identificados como PSGCFDA.

d) Empresas de nueva creación.

Si usted está en vías de establecer una nueva empresa y prevé que dará inicio a sus operaciones en cualquier fecha después del 1º de enero de 2011, le recomendamos tomar las previsiones para facturar electrónicamente bajo el esquema de CFDI.

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