Con la factura electrónica hacia el México digital

Lic. Luis Felipe Sánchez Velasco
lfesanchez@prodigy.net.mx

El entorno

En la cumbre europea sobre factura electrónica (EXPP) realizada en Amsterdam a finales de 2009, donde fui invitado a dictar la conferencia “La Factura Electrónica en Latinoamérica”, tuve la oportunidad de confirmar, entre los delegados de 33 países, que la factura electrónica es un fenómeno global impulsado como una prioridad en la agenda digital de un creciente número de gobiernos alrededor del mundo.

En la Reforma Fiscal para 2010, el Congreso aprobó importantes modificaciones al Código Fiscal de la Federación: A partir del 1º de enero de 2011 es obligatorio emitir facturas electrónicas para todas las operaciones mayores a $2 mil pesos.

El 26 de junio de 2009 se publicó en la primera página de REFORMA que en un lapso de 3 años, el fisco ha detectado evasión fiscal por el uso de facturas apócrifas por 13 mil millones de pesos. La evasión fiscal en nuestro país por IVA e ISR se estima en el 4% del PIB.

Por ello, los criterios del gobierno mexicano para impulsar el uso de la factura electrónica son:

  • Combatir la evasión fiscal
  • Proteger el medio ambiente
  • Promover la eficiencia en los procesos comerciales, que se traducen en ahorros palpables para quienes adoptan el esquema

Si bien la obligación para emitir facturas electrónicas entrará en vigor en 2011, también es cierto que en el artículo 10 transitorio del mismo CFF, se establece que los Contribuyentes que tengan formas pre-impresas en existencia las podrán seguir utilizando hasta que se les acaben o que dichas formas pierdan su vigencia.

Con esta información podemos asegurar que en materia de facturar electrónicamente no hay marcha atrás, ni habrá prórrogas.

El proceso de transición del papel a la factura electrónica será de dos años más. Es decir, una empresa que en un caso extremo, mande hacer formas pre-impresas el 31 de diciembre de 2010, deberá migrar al esquema de factura electrónica en forma obligatoria a partir del 1º de enero de 2013.

La revolución hacia el México digital

El SAT ha informado que desde el inicio de la factura electrónica y hasta el 1º de julio de 2010 se han emitido 796’793,810 Comprobantes Fiscales Digitales (CFD).

De acuerdo con datos publicados por la empresa Timber Corp, administradora de inversión agrícola australiana, de un árbol de 10 años se pueden obtener 22,500 hojas de papel.  Cada tonelada de papel requiere de 1,000 litros de agua para su producción.

Partiendo de esas cifras, las facturas electrónicas emitidas a la fecha han generado un ahorro equivalente a la preservación de 150,000 árboles y un mil millones de litros de agua.

La factura electrónica no elimina al 100% el uso de papel pero disminuye drásticamente su uso.

Las leyes mexicanas ya fueron modificadas para eliminar el uso de las formas pre-impresas como requisito fiscal, el camino al México digital lleva avances significativos. La factura electrónica ha puesto la pauta pero hay otra serie de iniciativas que favorecerán el uso de los documentos electrónicos como:

  • Fianzas electrónicas
  • Nom-151  (Archivo electrónico)
  • Nom-024 (Expediente Médico electrónico)
  • Ley de firma electrónica (Contratos electrónicos)
  • Pedimentos aduanales digitales
  • Recibos de nómina electrónicos
  • Otros

Esquemas autorizados para facturar electrónicamente.

Los Contribuyentes cuentan con 3 alternativas para la emisión legal de facturas electrónicas:

  1. Emisión por medios propios.
  2. Emisión por medio de un proveedor de servicios
  3. Emisión por medio de servicios gratuitos que ofrece el SAT
    (Portal microe)  www.sat.gob.mx

¿En qué consiste la emisión por medios propios?

Es un software que se conecta a su sistema de facturación actual, instalado en su propia red, en forma local o remota, que convierte las facturas tradicionales a facturas electrónicas y permite administrar en forma directa: su entrega, impresión, consulta y archivo para cumplir con las obligaciones de tipo fiscal, sin tener que enviar los datos de sus facturas a ser procesados con un tercero.

Actualmente las medianas y grandes empresas han adoptado preferentemente este medio de emisión.

¿Cómo funciona la emisión por medio de un proveedor de servicios?

De esta forma de tiene la facilidad de poder enviar a un tercero los datos de facturación para que éste las convierta en facturas electrónicas, las conserve en formato digital (XML) y distribuya al cliente final.

Esta tercera persona cuenta con una infraestructura para poder proporcionar el servicio en forma masiva, por lo que la empresa emisora solamente pagará por el uso del servicio el cual será cobrado en forma proporcional a las facturas emitidas.

De acuerdo con las reglas vigentes, una empresa que proporciona este tipo de servicios debe obtener un permiso del SAT para poder operar.

Actualmente, las personas físicas con actividad empresarial han preferido el uso de este esquema, principalmente por la facilidad de adopción y la carencia de infraestructura y recursos para tener un sistema propio.

De acuerdo con cifras publicadas por el SAT, el 62% de todos los contribuyentes que emiten facturas electrónicas lo hacen por medio de un proveedor de servicios. El 38% por sus medios propios.

¿A quién están dirigidos los servicios gratuitos para emitir facturas electrónicas por medio del portal del SAT?

De acuerdo con la regla 1.2.4.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2010, los contribuyentes cuyos ingresos anuales no rebasen los 4 millones de pesos pueden usar estos servicios gratuitos.

Esta alternativa será de gran alivio para todos aquellos contribuyentes que no tengan ninguna infraestructura propia ni deseen pagar los servicios de un proveedor autorizado.

Razones de selección

A continuación se presenta un resumen de las principales razones por las que los contribuyentes han optado por un esquema de emisión por medios propios o bien, por el de un proveedor de servicios autorizado (PACFD).

Razones por haber seleccionado medios propios:

  • Por el control directo en el proceso (no depender de un tercero)
  • Por la percepción a vulnerar la seguridad (enviar datos confidenciales a un tercero)
  • Por tener procesos de facturación complejos y de volumen
  • Por políticas de la empresa


Razones por haber seleccionado a un Proveedor Autorizado

  • Por lo económico
  • Por lo rápido para implementar
  • Porque los proveedores han sido autorizados por el SAT
  • Para evitar invertir en infraestructura (hardware-software-soporte)

Es interesante observar que aun cuando los dos esquemas son autorizados por el SAT, debido a que los proveedores de sistemas de factura electrónica como solución interna no han sido autorizados en lo individual, existe la percepción de estar comprando problemas.

Por otro lado, el SAT no ha considerado viable revisar y autorizar los distintos sistemas disponibles en el mercado.

La realidad es que los sistemas de uso interno son responsables de emitir más del 75% de las facturas electrónicas del País.

Portal microe

Los servicios del portal microe que ofrece el SAT en forma gratuita, son muy nuevos y no hay estadísticas disponibles ni datos de uso registrados a la fecha.

Factores para el éxito en la implementación

Las empresas que han implementado con éxito sus proyectos de facturación electrónica, coinciden en haber considerado en la práctica los siguientes factores de éxito:

  • Contar con el apoyo de la Alta Dirección.
  • Conformar un grupo multidisciplinario evitando dejar la carga de la responsabilidad solamente en el área de Sistemas.
  • Evaluación y selección cuidadosa del proveedor validando sus referencias.
  • Decidir con base en el valor y no solamente en precio.
  • Seguir una metodología que incluye revisiones periódicas.
  • Hacer pruebas exhaustivas.
  • Capacitar adecuadamente al personal involucrado.
  • Administrar el cambio tanto en forma interna como con los clientes.
  • Medir los resultados y mantener la mejora continua.

Un sistema de factura electrónica debe ser visto más allá de la simple conversión al formato XML y a la aplicación del sello digital. Es un sistema que requiere la alineación de los procesos de la empresa relacionados con el ciclo de ingresos.  Un buen sistema debe responder a la exigencia de esos procesos en tiempo, forma y confiabilidad.

Una mala selección y/o manejo del proyecto, se convertirá en una carga muy pesada para el área de Sistemas, en una interminable conciliación para su área de Finanzas y en un alto riesgo fiscal para la empresa.

  • El esquema de facturar electrónicamente ha demostrado, en la gran mayoría de los casos, ser un agente eficaz de cambio en los procesos internos y en la relación con los clientes que se ha traducido en múltiples beneficios.

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